§ 1 Formål
Arkivforbundet er en interessepolitisk organisasjon for arkivfeltet. Vi skal bidra til samarbeid, satsing og utvikling for arkiv og dokumentasjonsforvaltning, herunder kommunale arkiv og privatarkiv. Arkivforbundet vil arbeide for å styrke rammevilkårene for arkivfeltet og fremme medlemmers interesser overfor offentlige myndigheter og samfunnet.

§ 2 Medlemskap
Disse kan være medlemmer i Arkivforbundet:

a) Fullt medlemskap: Offentlige og ikke-offentlige institusjoner, virksomheter, organisasjoner og foreninger som arbeider med bevaring og formidling av arkiv.

b) Assosiert medlemskap: Offentlige og ikke-offentlige institusjoner, virksomheter, organisasjoner og foreninger som ikke har arkiv som arbeidsområde.

Assosierte medlemmer har ikke stemmerett på landsmøtet, men har ellers fulle medlemsrettigheter.

§ 3 Innkalling til landsmøte
Varsel om ordinært landsmøte skal sendes til medlemmene minst 45 dager på forhånd. Landsmøtet skal holdes innen mars måned.

Saker som skal fremmes for landsmøtet må være sendt til styret minst 21 dager på forhånd.

Innkalling til landsmøte skal sendes ut minst 14 dager på forhånd. Med innkallingen skal det følge årsmelding, revidert regnskap, forslag til budsjett, strategiplan og handlingsplan, valgkomiteen sin innstilling og eventuelle forslag fra styret og styret sin innstilling i saker fremmet av medlemmer.

§ 4 Landsmøtet
Landsmøtet er høyeste organ i Arkivforbundet.

Institusjoner med fullt medlemskap har en stemme på landsmøte. Assosierte medlemmer har ikke stemmerett på landsmøtet.

§ 5 Landsmøtet skal behandle følgende saker
Konstituering: Valg av møteleder, referent, tellekorps og representanter til å underskrive protokollen fra møtet.
Årsmelding
Revidert regnskap
Fastsetting av kontingent
Budsjett
Strategiplan og handlingsplan
Valg av styre
Valg av revisor
Valg av valgkomité på tre medlemmer etter framlegg fra styret.

Forslag fremmet av medlemmer eller av styret. Landsmøtet kan bare behandle saker som er varslet i innkallingen.

Vedtak på landsmøtet blir gjort med alminnelig flertall med unntak av forslag om vedtektsendringer og oppløsing av organisasjonen (jfr. §§ 13 – 14).

§ 6 Ekstraordinært landsmøte
Ekstraordinært landsmøte skal kalles inn når 1/3 av medlemmene krever det eller etter vedtak i styret. Innkalling skal skje med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært landsmøte kan bare behandle den saken som er bakgrunnen til møtet.

§ 7 Styrets sammensetting og valgprosedyre
Styret skal totalt ha ni medlemmer og to varamedlemmer. Landsmøtet velger først leder og deretter åtte styremedlemmer etter forslag fra valgkomiteen.

Det skal tilstrebes en kjønnsfordeling, geografisk representasjon og at bredden av Arkivforbundets medlemmer og arkivkompetanse er representert i styret.

Styreleder blir valgt for to år. Styremedlemmer blir valgt for to år, slik at fire styremedlemmer står på valg hvert år. Varamedlemmene blir valgt for to år, med ett varamedlem på valg hvert år.

§ 8 Styret sine fullmakter
Styret konstituerer seg med nestleder og eventuelle andre styreverv. Styret arbeider på grunnlag av vedtak som er gjort på landsmøtet. Styret har også fullmakt til å uttale seg om saker som ikke er behandlet på landsmøtet.

Styret kan gjøre endringer i Arkivforbundets budsjett når disse ikke går ut over den budsjettrammen som er fastsatt av landsmøtet.

Styret ansetter Arkivforbundets personale og har arbeidsgiveransvaret for ansatte i organisasjonen.

Styret er vedtaksført når minst fem medlemmer er til stede, inkludert møtende varamedlemmer. Styret gjør vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet teller lederen sin stemme dobbelt.

§ 9 Styret sine møter
Styremøter skal kalles inn med minst syv dagers varsel. Innkallingen skal inneholde saksliste for møtet. Det skal føres protokoll fra styremøtene. Styremedlemmer har møteplikt på styremøtene. Varamedlemmer kan delta på styremøter, og blir innkalt om nødvendig.

§ 10 Arbeidsutvalg
Arkivforbundets arbeidsutvalg er sammensatt av leder, nestleder og generalsekretær. Arbeidsutvalget er underlagt, og rapporterer til, styret. Arbeidsutvalgets fullmakter er avgrenset til den daglige driften av organisasjonen og til arkivpolitiske utspill som ligger innenfor rammer som går fram av vedtak i styret og på landsmøtet.

§ 11 Generalsekretær
Styret tilsetter en generalsekretær og personale for Arkivforbundet. Generalsekretæren er leder for Arkivforbundets sekretariat og står for den daglige driften av organisasjonen, i dialog med styreleder, arbeidsutvalg og styret.

§ 12 Regnskap og revisjon
Arkivforbundets regnskap skal føres i samsvar med regnskapsloven. Styret plikter å påse at det blir ført regnskap og at det utføres revisjon av regnskapet. Landsmøte oppnevner revisor.

§ 13 Vedtektsendringer
Vedtak om endring av Arkivforbundets vedtekter skal gjøres av landsmøtet med 2/3 flertall. Forslag til endring av vedtektene kan fremmes av styret eller et medlem i Arkivforbundet. Forslag skal være sendt til styret senest 21 dager før landsmøtet, og skal sendes ut sammen med styret sin innstilling senest 14 dager før landsmøtet. Landsmøtet kan bare gjøre vedtak om paragrafer som er omfattet av endringsforslagene.

§ 14 Oppløsing
Vedtak om oppløsing av Arkivforbundet skal ha 2/3 flertall på to etterfølgende landsmøter med minst åtte måneders mellomrom.

Forslag om oppløsing kan fremmes av styret eller et medlem i Arkivforbundet. Forslag skal være styret tilgjengelig senest 21 dager før landsmøtet, og skal sendes ut sammen med styret sin innstilling senest 14 dager før det første landsmøtet.

Ved oppløsing blir arkivet etter Arkivforbundet avlevert til Arkivverket.

Vedtektene ble vedtatt på Arkivforbundets landsmøte 27. februar 2023.